會議溝通的注意事項

? ? 會議溝通的注意事項
? ? 1、會議時間要明確，做到準時開會，準時結束，提高會議質量和效果；
? ? 2、涉及到需要討論的內容，組織人需提前通知相關人員，便于大家充分思考；
? ? 3、會議前要做好準備工作，提供相關報表、數據，便于會議討論交流；
? ? 4、會議前5分鐘進場簽到，會議時手機調整到靜音或者振動狀態，原則上不得接聽電話，特殊情況，需經會議負責人同意；
? ? 5、會議組織人要安排人進行會議記錄（見：會議記錄本）、照相等，會議結束時大家簽字。會后在2個工作日內進行整理，以電子版形式發給企業負責人查看、存檔，重要會議要整理成《會議紀要》，會后發給相關人員落實執行；
? ? 6、嚴格控制會議時間，提高會議質量，把握會議主題，避免會議東扯西扯，漫無邊際。非會議主題內容或者需要較長時間討論的內容，則可以組織相關人員會后交流，如果的確需要在會上討論的，要跟大家解釋說明；
? ? 7、入會人員要付出組織人的安排，維護會議秩序，在討論時，注意語氣和溝通方式，盡量不要打斷別人的發言，同時要做好現場記錄工作；
? ? 如何提高開會的效率
? ? 1.會議至少提前3天通知
? ? 關于開會，員工最不喜歡聽的一句話是：準備一下，10分鐘之后開會!此時員工的內心是崩潰的，因為他們的工作和思路不得不被打斷，而且因為沒有準備，會像赴刑場一樣惴惴不安。
? ? 所以，領導請克制臨時開會的沖動，安排好自己的時間表，提前通知會議時間、主題和議程，乃至提前發放一些會議資料。這樣一來，參會人員就會有充足的準備，可以有效節省在會上閱讀和思考的時間。把臨時會議控制在22分鐘以內
? ? 2.講完就解散
? ? 有時候領導也很無奈，對于突發性的緊急事件不得不召開會議。對于這種會議，要的只召集主要人員，并且建議大家可以站著開會，畢竟事情比較緊急，快速做出決定、然后去行動，這遠比打嘴炮重要。
? ? 關于控制時間有個小技巧，可以輪流選定一個主持人計時，超出時間主持人就要受罰。當然，主持人的角色很重要，要想把控好時間，就要保證不跑題，嚴格遵守每個階段的議程，當上一個議題結束時，就馬上進入下一個議題。
? ? 3.盡量不要開批判別人的會
? ? 很多時候，獎勵要公開和及時，而批判要私下和慎重。一個好的會議應該起到動員激勵的作用，而不是去打壓別人的積極性。所以，我們可以開批判會，但更應該是自我批判和反省，盡量只談自己的問題，而克制去說別人的問題。當然，如果實在要批判他人，那要確保兩個原則：
? ? 一是務必保證自己已經正確理解了別人的意思;
? ? 二是要針對問題，提出具體的解決方法，或者建設性的意見和建議。
? ? 給大家提供一個小技巧，有的公司在開會時，會禁止員工說“我覺得……”，而是要求同事提出數據和論據，來佐證自己的觀點?；蛟S，這可以有效避免情緒宣泄式的批評。
? ? 4.讓會議人員有參與感
? ? 很多公司的會議都是一言堂，老大在上面blabla講個不停，其他人在會上昏昏欲睡。谷歌公司開會的方法之一就是：每個參會人都必須給出自己的想法，如果沒有想法的話，就說明他壓根就不應該參加這次會。
? ? 關于參與感，最常見的做法是：輪流發言。但僅僅有輪流發言是不夠的，順序很重要。比如可以讓沉默寡言者、對話題不熟悉、不權威的人先發言。這樣一來，就可以避免有人渾水摸魚，他們經常會說：我要講的，都被上一個講完了，沒什么要補充的。當然，每個人發言時也都應該限定發言的時間。
? ? 5.會上一定要做出決策，這個決策者是領導
? ? 美國總統杜魯門有一句信條，叫做“讓問題到我為止”，意思是由我來解決和結束問題，領導者就要擔任這個角色，敢于做決定。關于做決策，可以參考新美大公司(新美大是大眾點評網與美團網戰略合作后的名稱)，它們實行的是“二審終審制”。也就是說，關于某個問題，最多只能經過兩次民主討論，最終上級做出決定后，下級要無條件地去執行。
? ? 6.開會后要進行目標追蹤
? ? 我們在開會時，往往會確定一些目標，并且會把任務分配到具體的個人。但之后呢?任務被執行得怎么樣，目標到底能不能被完成?這些很多領導心中無數。
? ? 給大家提供我們團隊的一種方法，我們會在內部選定一個員工，同時擔任會議記錄員和任務追蹤員的角色。在每次會議后，會分發會議記錄到參與人郵箱，明確會議的結論、任務、執行人和期限，并且會每周進行追蹤和確認。等到每周一的時候，這位員工還要在微信群里頭，把每個人的任務情況以及目標進度公布出來，當然，都是以數據表格的形式。